Az adatkezelési tájékoztatóra azért van szükséged, hogy minél több érdeklődő adatához jogszerűen hozzájuss a megfelelő tájékoztatáson alapuló hozzájárulással. Az adatbázis építés az online marketing sarokköve, ezért egyáltalán nem mindegy, hogy az adatbázisod jogtiszta -e.
Egy jól megírt adatvédelmi téjékoztatóval a jogi megfelelés és a marketing cél egyszerre elérhető. Az adatvédelem integrálása a marketing stratégiába lehetőséget ad arra, hogy a digitális vállalkozások jobb kapcsolatot teremtsenek a felhasználókkal és jobban kiszolgálják az igényeiket.
MIÉRT VEDD KOMOLYAN AZ ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓT?
A GDPR-ban foglalt adatvédelmi tájékoztatási kötelezettség a legtöbbször púp a digitális vállalkozások hátán.
„Úgysem vagyunk a hatóság fókuszában” – hangzik el a gyakori önvigasztaló kifogás.
Bár a közelmúltban jelent meg egy tanulmány, amely szerint a Magyarország az élmezőnyben van a GDPR bírságok kiszabásában, a bírság csak az egyik fontos ok amellett, hogy miért kell nagyobb hangsúlyt fektetnie egy digitális vállalkozásnak az adatvédelemre.
HOGY LEHET MARKETING ESZKÖZ EGY ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ?
A GDPR szövegét ismétlő, jogi szakkifejezéssel terhelt szöveg valóban nem alkalmas a látogatók megnyerésére. Az ilyen adatvédelmi tájékoztató azonban nem csak a marketing szempontoknak, de valójában a GDPR előírásainak sem felel meg.
A GDPR az átláthatóság érdekében előírja, hogy az érintettnek nyújtott tájékoztatás tömör, könnyen hozzáférhető és könnyen érthető legyen. Ugyanakkor pontosan meg van határozva az is, hogy mit kell az adatkezelési tájékoztatónak mindenképpen tartalmaznia.
Az adatkezelési tájékoztatót tehát világos és közérthető nyelven kell megfogalmazni. A könnyű érthetőség érdekében a vizuálisan megjelenítések (ikonok) használata is ajánlott.
Ugyanakkor a GDPR az adatkezelési tájékoztatás kötelező elemeit is részletesen előírja: arra az esetre is, ha az adatokat magától az érintettől, és arra az esetre is, ha más forrásból szerezték meg.
Adatvédelmi jogi és kommunikációs kihívás, hogy hogy tudunk a hiánytalanságnak és a tömörségnek egyszerre megfelelni. Az adatkezelési tájékoztatók többségének, amelyet legfeljebb csak az ért, aki írta, ezt nem is sikerül megugrani.
A 29-es Adatvédelmi Munkacsoport (Az Európai Adatvédelmi Testület elődje) iránymutatásában foglalkozott azzal, hogy milyen legyen az igazán jó adatvédelmi tájékoztató.
TÖMÖR ÉS ÁTLÁTHATÓ
Az érintettek részére nyújtott „tömör és átlátható” tájékoztatásra vonatkozó követelmény azt jelenti, hogy nem szabad túlterhelni információval a felhasználókat.
Az adatkezelőknek ennek érdekében hatékonyan és tömör módon kell kommunikálniuk az adatvédelemről.
Az adatvédelmi tájékoztatást egyértelműen el kell különíteni az egyéb, nem adatvédelemmel kapcsolatos tájékoztatástól, például az általános felhasználási feltételektől.
Online környezetben jó gyakorlat a többszintű adatvédelmi tájékoztató. A legördülő sávok használata lehetővé teszi, hogy a terjedelmes szöveg végig görgetése nélkül is könnyen rákereshessen a felhasználó az őt érdeklő témára.
ÉRTHETŐ
A GDPR elvárja az adatkezelőktől, hogy ismerjék célközönségüket, és meg tudják ítélni, hogy a felhasználóik mit fognak megérteni. A tájékoztatót úgy kell a digitális vállalkozásnak megfogalmaznia, hogy az az átlagos felhasználó számára is könnyen érthető legyen. Az érintett számára érhetővé kell tenni az adatkezelés hatókörét és következményeit. A későbbiek folyamán így nem fog meglepetést okozni neki a személyes adatai felhasználásának módja.
A digitális vállalkozásoknak adatkezelőként azt is fel kell mérniük, hogy érik-e olyan kockázatok az érintetteket, amelyekre külön fel kell hívni a figyelmüket.
KÖNNYEN HOZZÁFÉRHETŐ
A felhasználók számára a weboldalon azonnal láthatónak kell lennie, hogy a tájékoztatást hol és miként érhetik el.
Minden olyan digitális vállalkozás, amely weboldalt üzemeltet, köteles adatvédelmi tájékoztatót közzétenni a felhasználói számára. Az erre irányító, közismert névvel ellátott (pl. „Adatvédelem”, „Adatvédelmi nyilatkozat” vagy „Adatvédelmi tájékoztató”) közvetlen hivatkozásnak egyértelműen és folyamatosan láthatónak kell lennie a weboldal valamennyi oldalán. Általános jó gyakorlat ezért a weboldal alján, a „footer” részben elhelyezni az adatvédelmi tájékoztató linkjét.
Nem felel meg a könnyű hozzáférhetőség követelményének az olyan elhelyezés, amelynek következtében a tájékoztatás nehezen található meg a weboldalon.
A weboldalon közvetlenül is el kell helyezni az adatvédelmi tájékoztatóra irányító hivatkozást azon a helyen, ahol a személyes adatokat gyűjtjük (pl. egy kapcsolatfelvételi űrlap alján).
Előírás az is, hogy az érintettel folytatott kommunikáció, illetve részére nyújtott tájékoztatás megkülönböztethető legyen az egyéb dokumentumoktól. Ezért az adatkezelési tájékoztatót mindenképp az általános szerződési feltételektől külön kell az érintett számára elérhetővé tenni. Arra azonban ügyelni kell, hogy a két dokumentum összhangban legyen egymással. Sőt, a legújabb adatvédelmi ajánlások a cookie tájékoztatót is külön dokumentumban javasolják közzétenni.
VILÁGOS ÉS KÖZÉRTHETŐ NYELV
A tájékoztatást a lehető legegyszerűbben, az összetett mondatok, kétértelmű kifejezések és komplex nyelvi szerkezetek elkerülésével kell biztosítani. Különösen az adatkezelés céljának és jogalapjának kell egyértelműnek lennie.
A bekezdéseket és mondatokat megfelelően kell strukturálni, érdemes felsoroláspontokat és gondolatjeleket használni az egyes szövegrészek egymáshoz való viszonyának jelölésére. Az érintett részére nyújtott tájékoztatás nem tartalmazhat túlságosan jogi, műszaki vagy szakmai nyelvezetet vagy terminológiát.
Az információk nagy mennyisége csökkenti a felhasználó befogadóképességét, ez pedig könnyen információs fáradtsághoz vezet. A jogi szakzsargonnal teletűzdelt terjengős tájékoztatás tehát nem éri el a célját.
MILYEN NYELVŰ LEGYEN AZ ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ?
Ha a digitális vállalkozás külföldre is kínál szolgáltatásokat, akkor az idegen nyelvű célcsoport felhasználóit is tájékoztatnia kell arról, hogy miként kezeli a személyes adataikat.
A magyar nyelvet nem beszélő érintettek adatainak kezelése esetén biztosítani kell, hogy a tájékoztatás legalább az egyik beszélt nyelven, praktikusan angolul is elérhető legyen.
Ha az adatkezelő weboldalt több nyelven is működteti, és az adott országra vonatkozó opciókat kínál, és/vagy lehetővé teszi az adott tagállam pénznemével történő fizetést a kínált árukért vagy szolgáltatásokért, akkor ez arra utal, hogy az adatkezelő az adott tagállamban élő érintetteket célozza meg. Adott esetben ezért az adatkezelési tájékoztatót valamennyi célpiac nemzeti nyelvére is lefordítani.
A NAIH gyakoratában a nyelvhelyesség kérdése is előkerült. A hatóság megállapította, hogy az alapvető nyelvtani és helyesírási szabályokat sértő tájékoztatás is akadályozhatja az érintetti jogok gyakorlását, így kerülni kell a „nyelvromboló” tájékoztatást is.
GYERMEKEK ÉS KISZOLGÁLTATOTT HELYZETBEN LÉVŐK TÁJÉKOZTATÁSA
Ha a digitális vállalkozás gyermekeket céloz meg, illetve áruit/szolgáltatásait elsősorban gyermekek használják, biztosítania kell, hogy azt a gyermekek megértsék. A szókincset, hangnemet és a stílust ennek megfelelően kell kiválasztani.
16 év alatti gyermekek személyes adatainak kezeléséhez szülői hozzájárulás szükséges. A gyermekek számára könnyen érthető, gyerekbarát tájékoztatást kell nyújtani az adatai kezeléséről abban az esetben is, ha ahhoz a szülő hozzájárulása szükséges. A szókincsnek, a hangnemnek és a stílusnak is igazodnia kell a gyermekek befogadóképességéhez. Emellett célszerű egy külön a szülőknek szóló adatkezelési tájékoztatót is elkészíteni, akik képesek azt a gyermekek számára elmagyarázni.
Amennyiben egy weboldal felhasználói között fogyatékkal élő személyek vannak, a tájékoztatás akadálymentesítéséről is gondoskodni kell. Az akadálymentesítésnek szükség szerint akár nyelvezetben, akár vizualitásban meg kell jelennie.
AZ EDUKÁCIÓ SZEREPE MARKETINGBEN
A felhasználók támogatása abban, hogy megalapozott döntéseket hozzanak, a marketing tevékenységnek egyik legfontosabb eleme. Mindez edukáció útján érhető el, amely nagyszerű taktika a felhasználók bizalmának elnyerésére is.
A tartalom marketing a bizalomépítés egyik legfontosabb eszköze, olyan befektetés, amely hosszabb távon a hagyományos hirdetésnél is hatékonyabb megtérülést hoz.
AZÉ A CÉLKÖZÖNSÉG, AKI MŰVELI
Ha következetesen olyan edukációs tartalmakat kínálsz az ügyfeleknek, amelyből a kérdéseikre választ, a problémáikra pedig megoldást találnak, mindezt a reklám direkt értékesítési üzenete nélkül, akkor nem lesz kérdés számukra, kihez forduljanak, amikor valóban szükségük lesz az általad kínált termékre vagy a szolgáltatásra.
Mit is csinálsz a weboldalon? Adatokat gyűjtesz a potenciális vásárlóidról az értékesítési tevékenységed elősegítése érdekében.
Ahhoz, hogy a weboldalad látogatói valóban megadják az adataikat, bizalomra van szükség.
Ha a weboldaladon és a tartalmaid kialakítása során mindent megteszel a bizalomépítés érdekében, akkor miért épp az adatvédelmi tájékoztatót hagyod ki a tartalommarkerting stratégiádból?
Ha világossá teszed a felhasználók számára a weboldalon gyűjtött adatok felhasználásának módját, és azt, hogy az miért lesz előnyös számukra, az adataikra egyre jobban ügyelő felhasználók könnyebben adják a hozzájárulásukat az adatok kezeléséhez. Egy jó megírt adatvédelmi tájékoztató lehetőséget teremt a digitális vállalkozások számára, hogy áttörjenek egy egyébként zajos piacon, és olyan hatásos módon vonják be a felhasználókat, amely megalapozza a bizalmat és a biztonság érzetüket.
ADATVÉDELMI ÁTLÁTHATÓSÁG ÉS MARKETING SIKER EGYBEN
Jelenlegi digitális korunkban az átláthatóság a digitális marketing sikerének egyik kulcsa. Érdemes tehát a GDPR előírására úgy tekinteni, aminek nem csak a jogszerűség, hanem a marketinged sikere érdekében is meg kell felelned. Az átláthatóság és a tisztességes eljárás érdekében a digitális vállalkozásoknak egyszerűvé kell tenniük a felhasználók számára a feliratkozást vagy leiratkozást egy adatkezeléssel járó szolgálattásra, és úgy kell érezniük, hogy a rendelkezésre álló edukáció alapján önrendelkezés teljes birtokában hozzák meg ezt a döntést. Az évek során a fogyasztók számára szinte átláthatatlan lett, hogy ki birtokolja adataikat, és hogyan használják fel azokat.
Ha betekintést nyújtunk ebbe a folyamatba azáltal, hogy a döntést a felhasználó kezébe helyezzük, boldogabb felhasználót és jobb kapcsolatot eredményez.
A digitális korszakban az érvényesüléshez a magánszférát tiszteletben tartó teljesen átlátható adatkezelésre lesz szükség ahhoz, hogy a vállalkozások sikeresek legyenek és versenyképesek maradjanak.
Egy marketing fókusszal megírt adatvédelmi tájékoztató duplán segít a marketing céljaid elérésében: a jogszerű marketing adatbázisodat és a márkád iránti bizalmat egyaránt növeli, és végül jobb marketingélményt fog eredményezni mind az üzlet, mind a fogyasztó számára.
És talán nem is gondolnád, de épp ezzel fogsz a GDPR előírásainak is jobban megfelelni, mint az érthetetlen jogi szakzsargonnal.
Egy ilyen adatkezelési tájékoztató kiemel a fiókból előhúzott olcsó sablonos versenytársaid közül, ugyanakkor elérheti az egyediségnek akár azt a szintjét is, ami a másolhatóság korlátja is lehet.
Felhasznált források:
Magyarázat a GDPR-ról, szerk: Péterfalvi Attila, Révész Balázs, Buzás Péter
A 29. cikk szerinti munkacsoport Iránymutatás az (EU) 2016/679 rendelet szerinti átláthatóságról
Legutóbbi hozzászólások